Los errores más frecuentes al manejar el correo electrónico

Con la masificación de Internet, el uso del correo electrónico se ha generalizado para mantener el contacto con empresas, instituciones, familiares, compañeros de trabajo. Su uso ha facilitado la comunicación a nivel nacional e internacional. Pero como cualquier herramienta informática, es vulnerable a ataques maliciosos de terceros.

1. Usar solamente una cuenta de correo electrónico

Los individuos nuevos de correo electrónico a menudo consideran su cuenta de correo electrónico como su dirección domestica, solo tiene una dirección doméstica, así que deben tener sólo un correo electrónico. En vez de eso, Ud. debe considerar su dirección de correo electrónico como considera sus llaves, mientras que puede estar bien usar la misma llave para su puerta de frente y posterior, tener una sola llave para las dos puertas es impractico e inseguro. Un buen método práctico para el usuario de correo electrónico medio es mantener un mínimo de tres cuentas de correo electrónico. Su cuenta de trabajo debe ser usada exclusivamente para conversaciones relacionadas al trabajo. Su segunda cuenta de correo electrónico debe ser usada para conversaciones y contactos personales, y su tercera cuenta de correo electrónico deba ser usada como una captura general para cualquier comportamiento “peligroso”. Esto significa que Ud. debe siempre suscribirse a boletines de noticias y concursos sólo con su tercera cuenta de correo electrónico. De igual modo, si Ud. tiene que informar su cuenta de correo electrónico en línea (mostrarla al público), tal como para su blog personal, Ud. debe usar sólo su tercera cuenta de correo electrónico.

2. No cerrar el Navegador después de terminar la sesión

Cuando está verificando su correo electrónico en una biblioteca o cibercafé, Ud. no sólo necesita cerrar la sesión de su correo electrónico cuando termine, también necesita asegurarse de cerrar la ventana del navegador completamente. Ciertos servicios de correo electrónico muestran su usuario (pero no su contraseña) aún después de finalizar la sesión del sistema. Si bien el servicio realiza este procedimiento para su conveniencia, también compromete la seguridad de su correo electrónico.

3. No hacer respaldos de los correos electrónicos

Los correos electrónicos no son sólo para conversaciones personales, también pueden ser para contactos legales, contratos, decisiones financieras importantes y manejar juntas y reuniones profesionales. Tal como Ud. mantendría una copia de otros archivos empresariales y personales de mayor importancia, es importante que regularmente haga un respaldo de su correo electrónico para preservar un registro y no perder los sus datos (tal como le sucedió al mismo Gmail en diciembre de 2006).

Por suerte la mayoría de los proveedores de correo electrónico simplifican esto, permitiéndole exportar correos electrónicos a una carpeta particular y luego puede crear una copia de la carpeta y almacenarla en un CD, DVD, disco desmontable, o cualquier otro tipo de medio. Si ese simple proceso de exportación suena demasiado complicado, puede adquirir un software de respaldo automatizado que cuidará de todo esto por Ud.

Ya sea que Ud. compre el software o decida hacer un respaldo manualmente, es importante que confeccione y siga un horario de soporte regular. Este es el tipo de procedimientos que los nuevos usuarios de correo electrónico tienden a dejar de lado. La frecuencia que se necesite de los respaldos dependerá por supuesto del uso de su correo electrónico, pero bajo ninguna circunstancia debe ser menor a una cada 3 meses.

4. Acceso móvil: Presumir la existencia de un respaldo

El acceso móvil al correo electrónico, tal como Blackberry, ha revolucionado la manera que consideramos normal en el correo electrónico; y éste ya no se encuentra atado a un PC y puede verificarse de camino a cualquier parte. La mayor parte de los nuevos usuarios móviles simplemente asumen que una copia de los correos electrónicos que ellos verifican y borran de la Blackberry estará disponible en la computadora de su casa u oficina.

Es importante tener presente, sin embargo, que algunos servidores de correo electrónico, descargan los correos electrónicos al dispositivo móvil y después los borran del servidor. Así, para ciertos dispositivos de acceso a correo electrónico móvil, si Ud. borra el mail del dispositivo, lo está borrando de su casilla. Sólo tenga presente las configuraciones estándares de su cliente de correo electrónico y asegúrese de que si Ud. quiere una copia del correo electrónico retenido, debe ajustar las configuraciones del cliente para hacer que ello suceda. Asegúrese de esto antes que decida borrar un correo electrónico importante.

5. La idea de que un correo electrónico borrado ha dejado de existir para siempre

Todos hemos enviado un correo electrónico desconcertante o desafortunado, y suspirado aliviados cuando se borraba finalmente, pensando que el episodio entero ha quedado detrás de nosotros. Vuelva a pensar. Sólo porque borra un mensaje de correo electrónico de su casilla y el remitente lo borro de su "casilla de mensajes enviados”, no quiere decir que el correo electrónico se ha perdido para siempre. En realidad, los mensajes que son borrados a menudo todavía existen en carpetas suplementarias en servidores remotos durante años, y pueden ser recuperados por hábiles profesionales. Así que empiece a considerar lo que adjunta en un correo electrónico como un documento permanente. Tenga cuidado acerca de lo que escribe, porque puede regresar para atormentarle muchos años después de que Ud. asumió que ha dejado de existir para siempre.

6. Compartir su información de cuenta con otros

Todos lo hemos hecho: necesitamos una comprobación de mail urgente, llamamos a nuestro cónyuge o amigo y le pedimos verificar nuestro correo electrónico. Por supuesto, confiamos en estas personas, pero una vez la contraseña es conocida por alguien aparte de Ud., su cuenta no es tan segura como solía serlo. El problema real es que quizás su amigo no use las mismas medidas de seguridad que Ud. Él podría estar accediendo a su correo electrónico por una cuenta inalámbrica sin garantía, quizás no mantenga su antivirus actualizado, o podría infectarse con un keylogger que roba de forma automática su contraseña una vez que la ingresa. Así, asegúrese que Ud. es la única persona que sabe su información de acceso personal, y si Ud. la escribe en algún lado, asegúrese de hacerlo de tal manera que terceros no sean capaces de comprender fácilmente lo que están mirando, si llegaran a descubrir sus notas.